Sposób na prostą i czytelną prezentację

Amber Editing > Kariera naukowca  > Sposób na prostą i czytelną prezentację
Sposob-na-czytelna-prezentacje

Sposób na prostą i czytelną prezentację

 

Gościnny wpis przygotowany przez Dr Michała Kazę z Instytutu Farmaceutycznego w Warszawie.

 

Zastanówmy się, jak w świecie użytkowników portali społecznościowych przeglądanych jednym ruchem palca na telefonie, wygląda większość prezentacji multimedialnych przygotowywanych w celu szeroko pojętej promocji i autopromocji. Slajdy gęsto zapisane tekstem, często na wzorzystym tle, upstrzone małymi zdjęciami, tabelami i wykresami. Do tego różne kolory i rozmiary czcionek oraz firmowe logo na każdym ze slajdów. Sposobów na utrudnienia odczytania treści slajdu jest oczywiście znacznie więcej. W całym tym chaosie gubimy kluczowe informacje i tracimy z oczu cel, dla którego powstała prezentacja. Można to tłumaczyć faktem, że prezentacje przygotowujemy z reguły w celach zawodowych i uważamy, że muszą być bardziej poważne, a co za tym idzie wypełnione wieloma informacjami. Tylko, czy poważne slajdy muszą być nudne? Ileż razy widziałem uczestników konferencji, którzy tracili uważność i zaczynali zajmować się przeglądaniem telefonu, rozmową ze znajomi lub w najlepszym przypadku cichą pracą własną. A stając przed publicznością robili to samo, co pozostali prelegenci: mówili do nudnych slajdów wypełnionych „treścią”, nie zwracając uwagi, że publiczność im ucieka.

 

Każdy kto choć raz uczestniczył w całodniowej sesji wykładowej, wie jak można być zmęczonym po jej zakończeniu. Maraton prezentacji wymaga ogromnego skupienia, jeżeli chcemy wyłowić z nich coś interesującego. Właśnie, wyłowić, bo to co najważniejsze nie jest nam podawane. A przecież prezentacje przygotowujemy po to, żeby kogoś zainteresować i coś przekazać. „Tak, tak, wiem że ludzie nie potrafią jednocześnie czytać z ekranu i słuchać wykładu” – słyszę często od swoich rozmówców. To dlaczego tak robimy? Dlaczego nie ułatwiamy słuchaczom zrozumienia sensu naszej wypowiedzi? Przecież poświęciliśmy swój czas, żeby się przygotować i powinno nam zależeć, żeby nie był to czas zmarnowany. Przyjmujemy za fakt, że prezentacje są nudne, bo zawierają branżowe informacje, trudne w odbiorze przez osoby spoza naszej specjalności. Nie zastanawiamy się nad tym, czy można to zmienić i jak to zrobić. Sytuacji nie ułatwia popularność „TedEX-ów”, które niosą przesłanie: w dzisiejszych czasach prelekcje na żywo muszą opowiadać historię. Idea jest słuszna, ale efekt tej dobrej nowiny ma swoją drugą stronę. „Nie jestem mówcą”, „To zawodowi prelegenci, ja tak nie potrafię” – mówią moi rozmówcy. Sęk w tym, że naturalnie dobrych mówców jest niewielu, a zadowalającego poziomu prowadzania wykładu, takiego żeby nie umęczyć słuchaczy i siebie, można się nauczyć. Ale należy zacząć z innej strony: od przygotowania prostej i czytelnej prezentacji.

 

Czytelna prezentacja staje się od razu bardziej interesująca dla słuchaczy. Do prostej prezentacji prelegentowi łatwiej ułożyć narrację. W tym przekonaniu utwierdziła mnie książka „Zen prezentacji. Proste pomysły i ważne zasady” Garry’ego Reynolds’a (wydawnictwo Helion), którą polecam każdemu, kto chce zacząć pracować nad swoim wystąpieniami, ale potrzebuje do tego wskazówek. Nie sposób napisać tu o wszystkich ważnych kwestiach, dlatego skupmy się na podejściu do prezentacji i jej planowaniu.

 

Kluczowe jest już otwarcie się na to, że możemy coś zmienić w przygotowywaniu naszych wystąpień. Z prezentacji na prezentację będziemy mogli dawać sobie więcej wolności w jej tworzeniu. Do komputera usiądźmy najpóźniej jak się tylko da. Wbrew pozorom to jeden z najtrudniejszych momentów zmiany naszego podejścia. Mając narzędzia na komputerze, aż szkoda z nich nie skorzystać. Ale PowerPoint i jego odpowiedniki odrywają nas od sedna wystąpienia i, jeżeli ten nie został dostatecznie określony przed tym zanim rozpoczeniemy prace na komputerze, tracimy go z oczu pod stertą szczegółów. Zaczynamy poprawiać slajdy, zanim właściwie wiemy jak ma wyglądać cała prezentacja. Najlepsze co możemy zrobić, to przygotować ją na kartce, szkicując slajdy i zapisując to, co chcielibyśmy w danym miejscu wystąpienia pokazać. To jest też moment na zadawanie pytań. Do kogo będę mówił? Ile będzie osób? Co to za miejsce, w którym odbędzie się prezentacja? Która będzie godzina? Dlaczego właśnie ja będę przedstawiał tą prezentację? I kluczowe: Jeśli słuchacze mieliby zapamiętać tylko jedną rzecz z mojej prezentacji, co by to było? Znajdźmy to i przez cały czas przygotowywania prezentacji sprawdzajmy, czy to co powstaje, nie odwraca uwagi od tego głównego wątku.

 

Kolejną rzeczą jest uświadomienie sobie, że w dzisiejszych czasach niezbędne do przekazywania treści jest umiejętne operowanie obrazem. Co powoduje, że przelatując przez profil na portalu społecznościowym zatrzymujemy się na tym, a nie innym poście? Nie będzie to raczej wpis z kilkunastoma linijkami tekstu. Chcąc dotrzeć do słuchaczy musimy używać tego samego kodu jakim posługujemy się na co dzień. Dużo obrazu, mało słów. Obraz jako tło slajdu? Czemu nie. To zdecydowanie lepsze, niż gdy zajmuje tylko część jego powierzchni. Ile tekstu? Jak najmniej. Najlepiej nie więcej niż sześć słów. Prostota objawia się również brakiem animacji czy przejść miedzy slajdami. Ale jak to? Taka prosta prezentacja dyskredytuje nas jako fachowców. Wręcz odwrotnie, ponieważ jest nieprzegadana w formie, wymaga od prelegenta więcej niż tylko czytania tekstu ze slajdów. Te sześć słów wystarczy, żeby zwrócić uwagę na to, o czym będziemy mówić. Prosty slajd to również taki, który potwierdza nasze słowa. Ile razy słyszałem zdanie: „Jak Państwo widzą…” a na slajdzie tabelka i dwa wykresy. Nic nie widziałem, bo wszystko gęsto upchnięte i jeszcze małą czcionką. Przedstawiając wykres lub w ostateczności tabelę nie wahajmy się napisać krótkiego wniosku z prezentowanych danych. Uwypuklając potwierdzający naszą wypowiedź element wykresu, np. innym kolorem, ułatwimy widzom odnalezienie danych potwierdzających nasze słowa.

 

Ma być prosto. Prezentacja mulimedialna nie może się obronić bez naszego udziału. To prezentujący nadaje jej sens. Dlatego nieuzasadnione jest drukowanie i rozdawanie slajdów przed prezentacją. Lepiej żeby wystąpienie pozostawiło uczucie niedosytu. Osoby, których nie interesuje to co mówimy, nie usną lub nie uciekną, a zainteresowani będą drążyć temat w trakcie dyskusji lub po wykładach.

 

Dr Michał Kaza, Instytut Farmaceutyczny w Warszawie