Przygotowanie do prezentacji w pięciu krokach

Amber Editing > Kariera naukowca  > Przygotowanie do prezentacji w pięciu krokach

Przygotowanie do prezentacji w pięciu krokach


Ostatnio miałem przyjemność przygotowywania się do ważnego wystąpienia. Ponieważ było to chyba najważniejsze wystąpienie w mojej dotychczasowej karierze naukowej, podszedłem do tematu poważnie i zacząłem przygotowania z dużym wyprzedzeniem, a cały proces rozbiłem na pięć etapów. Z efektu tych przygotowań byłem bardzo zadowolony, dlatego zdecydowałem podzielić się z Wami moimi obserwacjami.

Krok 1: Dwa miesiące do prezentacji

Wydarzeniem do którego się szykowałem był Wykład Inauguracyjny, który zwykle jest organizowany dla nowych profesorów na angielskich uczelniach. Miałem dość dużą dowolność zaproponowania tytułu i treść prezentacji, a jedynym obostrzeniem był czas prezentacji – 45 minut. Treść wystąpienia musiałem zaplanować w taki sposób, aby samemu czuć się dobrze z jego zawartością, oraz żeby przedstawione informacje były ciekawe dla uczestników.

Przygotowania rozpocząłem od czystej kartki papieru i skoncentrowałem się na zaproponowaniu chwytliwego tytułu, oraz napisaniu abstraktu, który w sposób ogólny oddawał zawartość wystąpienia. Rozmyślania na ten temat zajęły mi przynajmniej pół dnia, zanim uznałem, że mam dobry tytuł, a zawartość wystąpienia jest dobrze uchwycona w abstrakcie. Na tym etapie nie planowałem jeszcze układu slajdów, wiedziałem jedynie jaką chcę opowiedzieć historię.

W tym samym czasie zorganizowano termin i miejsce wystąpienia. Informacja o prezentacji została dość szeroko rozpowszechniona. Uczestnicy zaczęli zapisywać się przez stronę Eventbrite, więc już nie było odwrotu…

Krok 2: Miesiąc przed prezentacją

Na cztery tygodnie przed wystąpieniem, zacząłem intensywną pracę na slajdami. Zanim jednak włączyłem Power Pointa, wróciłem do czystej kartki papieru. Na podstawie abstraktu zacząłem określać główne części prezentacji: wprowadzenie, kontekst historyczny, dwa studia przypadku z przykładami, spojrzenie na przyszłość oraz podsumowanie. Przy każdej z tych części wypisałem kilka punktów, które wiedziałem, że chcę przekazać. Przeanalizowałem całość planu i sprawdziłem, że historia którą chcę opowiedzieć jest spójna i interesująca.

Dopiero na tym etapie byłem gotowy rozpocząć pracę z Power Pointem. Zacząłem od wydzielenia w prezentacji sekcji (bardzo przydatna funkcja w Power Poincie), które odzwierciedlały mój plan z kartki: wprowadzenie, kontekst historyczny, itd. Następnie koncentrowałem się na poszczególnych sekcjach i projektowałem luźno slajdy z treściami, które wiedziałem, że powinny tam się znaleźć. Zupełnie nie dbałem o wygląd slajdów na tym etapie, na to czas przyszedł później. Zbierałem jedynie informacje z różnych źródeł, umieszczałem pasujące slajdy z innych moich prezentacji, jakiś przydatny rysunek, treści w formie bullet pointów itp. Na koniec tego procesu miałem bardzo kiepsko wyglądające slajdy, ale całość układała się w spójną historię, którą wcześniej naszkicowałem na kartce i z której byłem zadowolony.

Krok 3: Dwa tygodnie przed prezentacją

Na tym etapie zacząłem pracę nad warstwą wizualną prezentacji. Koncentrowałem się na każdej sekcji indywidualnie, a cały proces rozbiłem na kilka dni. W momencie kiedy byłem już zadowolony z prezentacji pod względem graficznym, skoncentrowałem się nad narracją, czyli na tym co chcę powiedzieć przy każdym slajdzie. Bardzo przydatne okazało się wydrukowanie układu trzech slajdów z miejscem na notatki po prawej stronie (przykład poniżej). Pracując nad notatkami zauważyłem konieczność wprowadzenia kilku poprawek do slajdów, co poprawiło płynność narracji i przejście pomiędzy poszczególnymi fragmentami prezentacji.

Krok 4: Tydzień przed prezentacją

Wraz ze zbliżającym się terminem wystąpienia kontynuowałem pracę nad narracją. Poprawiałem notatki prelegenta, aż do momentu kiedy byłem zadowolony z całości. Zdawałem sobie sprawę, że 45-cio minutowe wystąpienie wymaga przekazania dużej ilości informacji i jeśli nie będę pamiętał dokładnie co chciałem powiedzieć przy każdym slajdzie i w jakiej kolejności, to całość może wypaść kiepsko. Dlatego w notatkach prelegenta podkreśliłem trzy-cztery hasła kluczowe, dzięki którym wiedziałem jaki ma być przebieg narracji przy każdym slajdzie.

Przykład notatek prelegenta z podkreślonymi słowami kluczowymi.

Krok 5: Kilka dni przed prezentacją

Na kilka dni przez wystąpieniem poziom adrenaliny zaczął się wyraźnie zwiększać, co pomogło w ostatecznych przygotowaniach! Narracja przebiegała całkiem dobrze, ale ciągle czułem, że potrzebuję wsparcia. Tym razem wydrukowałem slajdy w układzie sześciu na stronie bez miejsca na notatki. Taki układ dał mi możliwość umieszczenia uprzednio podkreślonych haseł bezpośrednio pod slajdami. Hasła te okazały się bardzo pomocne w płynnym prezentowaniu treści.

Przykład notatek prelegenta ze słowami kluczowymi dla każdego slajdu.

Wykonałem kilka próbnych przebiegów przez całość prezentacji. W każdym przypadku wspierałem się notatkami, jednak z czasem nie musiałem korzystać z nich już zbyt często. Jedną próbę udało mi się zorganizować w miejscu gdzie miało odbyć się właściwe wystąpienie. To okazało się bardzo przydatnym doświadczeniem. Na tym końcowym etapie dopracowałem również niewielką ilość animacji w prezentacji i wprowadziłem końcowe poprawki na slajdach.

Ktoś mi kiedyś powiedział, że jesteś gotowy do prezentacji w momencie kiedy osiągniesz stan w którym nie możesz się doczekać wydarzenia i chcesz podzielić się z innymi swoją prezentacją. Rzeczywiście, po wielu próbach poczułem że jestem gotowy, co było dobrym znakiem!

Prezentacja

Wystąpienie przebiegło świetnie i miałem z niego ogromną satysfakcję. Podczas prezentacji miałem swoje notatki ze słowami kluczowymi, ale nie musiałem już na nie zerkać. Energia włożona w przygotowania nie poszła na marne i bardzo dobrze się bawiłem.

Dla zainteresowanych, umieszczam link do prezentacji:

Tomek